Materi ke-6

Perencanaan Program Public Relations

(Materi ke-6)

Oleh : Abang Zakqy Husna

Sebelum masuk ke perencanaan program PR kita harus tau apa itu perencanaan program Relations, yaitu suatu kegiatan yang paling utama dalam menentukan tujuan program Public Relations yang nantinya dapat berjalan sesuai rencana program itu. Berikut perencanaaan program Public Relations

Menurut Cutlip & Center, proses PR sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial. Proses ini terdiri dari : fact finding, planning, communication, dan evaluation Proses dalam perencanaan program Public Relations dapat dijabarkan sebagai berikut: Pertama, fact finding, tahap ini merupakan awal pengumpulan data-data, mengamati kondisi organisasi maupun lingkungan serta menetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi. Tahap ini sangat penting untuk menentukan proses tahapan selanjutnya dan dibutuhkan riset dalam penggalian data, di mana praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta. misalnya : apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk kedalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor.

Kedua, planning programming. Pada tahap ini PR telah menemukan penyebab timbulnya permasalahan dan siap dengan langkah-langkah pemecahan atau pencegahan. Langkah-langkah tersebut dirumuskan dalam bentuk rencana dan program, termasuk anggaran. Dalam tahap ini rumusan masalah sudah diketahui, sehingga mulailah seorang PR mengatur dan menentukan apa yang menjadi goals dan objectives. Untuk meraih goals dan objectives diperlukan strategi yang diterapkan melalui program-program kehumasan. Perencanaan disusun untuk mendekati kepastian dan memperkecil resiko, sehingga dapat menyelamatkan dan memastikan tujuan yang hendak dicapai. Dalam perencanaan diletakkan unsur evaluasi, di mana unsur tersebut untuk meneguhkan apakah perencanaan dan pemrograman yang sudah disusun nantinya akan realistis untuk dilakukan. Dalam evaluasi inilah komponen riset juga digunakan.

Ketiga, taking action and communicating. Tahap ini merupakan implementasi dari rencana program yang didasarkan pada temuan fakta. Aksi dan komunikasi merupakan bentuk riil yang menyangkut operasional dan teknis. Pada tahap ini PR berhadapan langsung dengan publik sehingga diperlukan teknik kehumasan. Ketika implementasi dilakukan, dibutuhkan adanya monitoring terhadap pelaksanaan program. Aspek monitoring mensyaratkan adanya riset.

Keempat, evaluating, merupakan tahap akhir di mana PR melakukan assesment terhadap hasil dari program kerja yang telah dilaksanakan. Pada tahap ini riset kembali dibutuhkan untuk melakukan evaluasi atas hal-hal yang sudah dilakukan. Beberapa model evaluasi sudah dikembangkan untuk menjelaskan bagaimana dan kapan waktu yang tepat untuk mengadakan riset dan mengevaluasi program maupun kegiatankegiatan komunikasi di dalam bidang Public Relations.

Tahap pertama diawali dengan proses pencarian fakta. Fakta yang dimaksudkan adalah untuk mendefinisikan problem Public Relations (Defining PR Problem). Fakta tersebut baru dapat diperoleh dari adanya aktivitas riset dengan menggunakan berbagai macam metode yang relevan bagi organisasi. Tahap berikutnya dilanjutkan dengan tahap perencanaan dan pemrograman, lalu aksi dan komunikasi dan diakhiri dengan tahap evaluasi.

Sedangkan menurut Kasali dalam buku Soemirat & Ardianto, (2010:90). menegaskan bahwa proses PR memperlihatkan dengan jelas pelaksanaan tugas PR bukan semata-mata melakukan aksi, melain kan membutuhkan rencana-rencana dan diikuti langkah-langkah pengendalian melalui proses evaluasi

Proses PR selalu dimulai dan diakhiri dengan penelitian. Berikut ini adalah empat langkah yang biasa dilakukan dalam proses PR.

Pertama, Definisikan Permasalahan.  Begitu pula dalam PR, seorang praktisi PR harus dapat mengenal symptom dan penyebabnya.

Kedua, Perencanaan dan Program.Pada tahap ini seorang praktisi PR sudah menemukan penyebab timbulnya permasalahan dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan atau pencegahan.

Ketiga, Aksi dan Komunikasi. Banyak praktisi PR sering melupakan kedua proses di atas dan langsung masuk ke tahap ketiga, yaitu langsung melakukan aksi dan komunikasi berdasarkan asumsi pribadi. Meski tidak jarang tindakan itu membawa hasil yang tidak buruk, langkah ini sama sekali tidak disarankan karena terlalu tinggi resikonya bagi citra perusahaan.

Keempat, Evaluasi Program.Proses PR selalu dimulai dari mengumpulkan fakta dan diakhiri pula dengan pengumpulan data. Untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum, seorang praktisi PR perlu melakukan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil

Dari dua pendapat ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa keduanya hamper sama dalam langkah merencanakan program yang mana diawali pencarian fakta, perencaan program, aksi dari Public Relation dan diakhiri evaluasi. Yang mana pada tahap akhirnya lah kita dapat mengevaluasi apakah perencaan program Public Relations dapat dikatakan berhasil atau tidak.

Daftar Pustaka

Jurnal Volume 7, Nomor 2, Desember 2010: 171-186 Ilmu Komunikasi.